Asro Pun’ Blog

Masa Pemeliharaan Proyek

Posted by asro pada 9 Juli 2008

Masa pemeliharaan adalah suatu masa (jangka waktu) tertentu setelah suatu proyek selesai dilaksanakan dan diserah-terimakan ke user (pengguna) untuk dioperasikan/digunakan.  Dalam masa pemeliharaan, tanggung jawab pemeliharaan sebagian besar masih berada di pihak Kontraktor, termasuk penyediaan spare parts.  Tujuan diadakannya masa pemeliharaan ini adalah: 1) Sebagai masa pembelajaran bagi user untuk mengoperasikan, memelihara dan menjaga agar peralatan/sistem yang dipasang dalam proyek tersebut tetap bekerja sesuai dengan yang diinginkan; Ini penting, terutama untuk peralatan/sistem yang baru dimana user belum memiliki pengalaman sebelumnya.  2) Masa untuk menyiapkan sumber daya yang akan digunakan untuk mengoperasikan dan memelihara peralatan/sistem yang terpasang melalui proyek (diantaranya: anggaran operasi/pemeliharaan, SDM yang melaksanakan pemeliharaan, spare part, consummable material, dsbnya).  3) Masa untuk menyiapkan sistem pengoperasian dan pemeliharaan terhadap peralatan/sistem yang dipasang melalui proyek (termasuk menyipakan Sistem tatakerja pengoperasian maupun pemeliharaan).

Walaupun tanggung jawab pemeliharaan selama masa pemeliharaan ini masih berada di pihak Kontraktor, namun demikian keterlibatan  secara langsung dari user juga sangat diperlukan, karena proses pembelajaran yang paling efektif adalah dengan cara melakukannya secara langsung.

Jangka waktu masa pemeliharaan. Jangka waktu masa pemeliharaan agar dipilih yang optimal. Jangka waktu yang terlalu singkat, akan menyebabkan proses pembelajaran oleh user tidak tuntas, sumber daya serta sistem tata kerja juga belum tersedia, yang kesemuanya ini bisa menyebabkan peralatan/sistem tidak dapat dioperasikan dengan optimal dan tidak dipelihara dengan baik sehingga cepat rusak.  Jangka waktu yang terlalu lama juga tidak baik.  Pengalaman kami menunjukan bahwa, pada proyek dengan jangka waktu pemeliharaan yang terlalu lama,  biasanya kontraktor tidak secara konsisten untuk melakukan kewajibannya dengan baik. Pada awal masa pemeliharaan kontraktor masih komit untuk melakukan kewajibannya, akan tetapi seiring dengan berjalannya waktu, komitmen ini semakin luntur, bahkan akhirnya sama sekali tidak mau memenuhi kewajibannya.  Apabila ini terjadi, maka yang menjadi korban adalah sistem/peralatan yang dipasang tersebut, karena seolah-olah tidak bertuan, disatu sisi Kontraktor tidak mau memenuhi kewajibannya, disisi lain user tidak berani mengambil tanggung jawab tersebut karena takut terjadi temuan auditor. Dari pengamatan kami, ada beberapa penyebab mengapa kontraktor tidak memenuhi tanggung jawabnya selama masa pemeliharaan, khususnya untuk proyek dengan masa pemeliharaan yang panjang, yaitu: a) Umumnya, bagi kontraktor, dengan berakhirnya proyek berarti berakhir juga sistem angaran/akuntasi untuk proyek tersebut, atau dengan kata lain tidak ada lagi anggaran yang disediakan khusus untuk masa pemeliharaan. Jika terjadi permasalahan selama masa pemeliharaan, yang membutuhkan biaya yang besar maka kontraktor tidak akan sanggup menyelesaikannya.  b) Arus keluar-masuk kariawan di suatu perusahaan Kontraktor biasanya cukup tinggi, termasuk di level management, sehingga sangat mungkin bahwa orang yang bertangjung jawab pada saat pelaksanaan proyek dan selama masa pemeliharaan adalah berbeda, sehingga rasa tanggung jawabnya juga berbeda.  Manajer baru merasa bahwa pekerjaan tersebut bukan tanggung jawabnya, apalagi pekerjaan masa pemeliharaan sebenarnya bukan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan, bahkan sebaliknya malah menghabiskan biaya, pikiran dan tenaga.  Walaupun ada Jaminan masa pemeliharaan, berupa Garansi Bank, akan tetapi bagi manajer baru tersebut, lebih menguntungkan kehilangan Jaminan tersebut dari pada harus mengurus pekerjaan yang tidak mendatangkan keuntungan. 

Dengan melihat permasalahan ini, lalu timbul pertanyaan, berapa lama masa pemeliharaan yang optimal itu? Dari pengalaman kami, masa pemeliharaan yang optimal adalah antara 3 bulan s/d 1 tahun, tergantung kompleksitas pekerjaan.

Lingkup masa pemeliharaan.  Melimpahkan semua kewajiban/kegiatan pemeliharaan kepada Kontraktor selama masa pemeliharaan, menurut pendapat saya kurang bijaksana.  Karena, selain biaya yang mahal, juga proses pembelajaran yang merupakan salah satu tujuan diadakannya masa pemeliharaan  tidak akan berjalan dengan baik.  Tidak ada rumusan yang baku dalam menentukan lingkup kerja masa pemeliharaan proyek, karena sangat bergantung dari jenis pekerjaan/peralatan yang disupply, kompleksitas serta tingkat kesulitannya.  Untuk proyek dengan teknologi yang baru dengan tingkat kesulitan yang tinggi, mungkin sebaiknya porsi kontraktor  lebih besar,  Sebaliknya,  jika teknologi yang disupply sudah pernah digunakan user, maka porsi kontraktor bisa dikurangi, misalnya hanya menyediakan tenaga supervisor atau hanya melakukan kunjungan rutin, sedangkan eksekutor hariannya dilakukan oleh user sendiri. 

Satu hal yang perlu diperhatikan sehubungan dengan penentuan lingkup masa pemeliharaan adalah jangan sampai terjadi duplikasi dengan lingkup garansi. Garansi suatu peralatan merupakan tanggung jawab pabrikan/vendor sedangkan masa pemeliharaan adalah tanggung jawab Kontraktor. Untuk itu, sebelum membuat lingkup kerja masa pemeliharaan, perlu diidentifikasi/diuraikan terlebih item-item pekerjaan yang masuk dalam garansi, sehingga tidak terjadi duplikasi, yang pada akhirnya akan merugikan kita/user sendiri.

Apapun lingkup kerjanya, yang paling penting adalah lingkup tersebut harus diuraikan secara jelas dalam Scope of Work sehingga tidak terjadi pertentangan (gray area) pada saat pelaksanaan.  Dan jika sudah jelas lingkup kerja-nya, maka selanjutnya agar masing-masing pihak, baik itu Kontraktor, Pengelola Proyek maupun User agar komit terhadap kewajibannya, sehingga sistem/peralatan yang dipasang dapat digunakan secara optimal.

About these ads

Satu Tanggapan to “Masa Pemeliharaan Proyek”

  1. Nisfan berkata

    ada ngak hukum or peraturan pemerintah yang mengatur tentang dan tata cara mengenai umur ekonomis suatu bangunan atau proyek yang telah layak untuk dilakukannya masa pemeliharaan..

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 34 pengikut lainnya.

%d bloggers like this: