Asro Pun’ Blog

Mengapa Proyek Terlambat?

Posted by asro pada 2 Mei 2008

Beberapa tahun terakhir ini, penyelesaian sebagian besar proyek yang kami kelolah selalu “molor” dari jadwal yang disepakati dalam kontrak dengan Kontraktor, bahkan ada yang tidak tanggung-tanggung “molornya”  hingga 1-2 kali durasi yang diberikan. Hal ini mengakibatkan nilai KPI bagian/fungsi kami selalu merah.

Yang menarik adalah kebanyakan proyek-proyek yang penyelesaiannya terlambat tersebut adalah proyek yang domimannya  material, artinya komposisi harga material jauh lebih besar dari harga jasa engineering dan konstruksi.

Setelah diteliti, setidaknya ditemukan ada dua penyebabnya.

Penyebab pertama adalah karena keterlambatan dalam proses procurement material, khususnya untuk material yang belum/tidak ditetapkan mereknya dalam proses pelelangan. Keterlembatan ini dikarenakan Kontraktor masih mencari-cari material yang harganya paling murah, termasuk melakukan negosiasi dengan vendor/agen yang biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama. Mengingat komposisi harga material cukup  besar, berkisar antara 70-80 % nilai proyek, maka apabila harga material yang diperoleh bisa lebih murah 10-20%,  Kontraktor akan mendapatkan tambahan keuntungan yang cukup besar walaupun nantinya mereka akan dikenahkan denda maksimum (biasanya sebesar 5% nilai proyek)  akibat keterlambatan penyelesaian proyek.

Penyebab kedua, juga masih terkait dengan procurement material adalah karena Project Manager kontraktor tidak bisa mengendalikan proses procurement material. Hal ini disebabkan dalam organisasi induk-nya, kedudukan Project Manager dan Procuremnet Manager setara. Hal ini-lah yang menyebabkan, mangapa setiap Surat Peringatan yang disampaikan ke Project Manager Kontraktor untuk mempercepat pelaksanaan pekerjaan terutama yang berhubungan dengan procurement material jarang sekali mendapat tanggapan yang positive.

Dengan melihat penyebab keterlambatan tersebut diatas, ada beberapa hal yang mungkin dapat dilakukan agar permasalahan keterlambatan proses procurement bisa dihindari pada proyek-proyek yang akan datang, sbb:

  1. Menetapkan merek/manufacturer material yang akan disupply pada proses pelelangan dan  tidak boleh berubah pada tahap pelaksanaan. Dengan cara ini, diharakan proses procurement tidak akan terlambat karena Kontraktor tidak memiliki kebebasan untuk  memilih/mencari merek lain. Akan tetapi, konsekwensi dari alternative ini adalah pelelangan menjadi tidak kompetitif yang mengakibatkan harga penawaran menjadi lebih mahal.
  2. Menaikan nilai denda maksimum keterlambatan penyelesaian proyek sehingga diharapan Kontraktor akan komit dengan schedule kontrak untuk menghindari denda. Akan tetapi, kenaikan denda ini bagi Kontraktor berarti tingkat  risiko proyek juga naik, yang mengakibatkan harga penawaran juga naik.
  3. Meminta kepada pimpinan Kontraktor untuk memberikan otorisasi penuh  kepada Project Manager dalam proses pembelian material. Alternative ini sulit untuk dilakukan karena menyangkut kebijakan interen Kontraktor yang biasanya tidak bisa dipengaruhi oleh pihak luar.

Optimistic & Pessimistic Schedule.

Ketiga langkah perbaikan keterlambatan proyek diatas kelihatannya agak sulit untuk dilakukan mengingat cukup besar konsekuensi negative-nya.  Untuk itu, diusulkan alternative lain,  yaitu apa yang saya sebut sebagai optimistic & pessimistic schedule. Maksudnya adalah pada tahap perencanaan, schedule dibuat dua jenis, yaitu schedule yang optimistic (waktunya lebih panjang) dan schedule yang pessimistic (waktunya lebih pendek). Optimistic schedule dipakai sebagai dasar pembuatan drawdown cashflow tahunan (kontra dengan Kantor Pusat). Sedangkan pessimistic schedule digunakan untuk kontrak dengan Kontraktor. Dengan cara ini, meskipun kontrak dengan Kontraktor terlambat, namun jika keterlambatan tersebut masih dalam rentang waktu optimistic schedule maka target penyelesaian sesuai cashflow tahunan tetap tercapai.

 

Penentuan jangka waktu optimistic schedule dan pessimistic schedule bergantung pada data/informasi yang dimiliki. Semakin banyak informasi, akurasinya akan semakin baik. Berikut beberapa rumusan yang bisa dijadikan panduan:

  1. Jika terdapat  beberapa informasi waktu delivery material yang dimiliki, maka jangka waktu terpanjang dipakai sebagai dasar pembuatan optimistic schedule dan jangka waktu terpendek sebagai dasar pessimistic schedule.
  2. Jika hanya ada satu informasi waktu delivery material yang dimiliki, maka informasi tersebut digunakan untuk pembuatan pessimistic schedule , sedangkan jangka waktu optimistic  schedule sama dengan jangka waktu pessimistic schedule ditambah jangka waktu rata-rata keterlambatan proyek sejenis yang pernah terjadi.
  3. Untuk lebih akurat lagi, maka penentuan optimistic dan pessimistic schedule dilakukan dengan simulasi, baik simulai deterministic (simulasi sensitivitas) atau simulasi stokastic (simulasi montecarlo) dengan menggunakan data-data pada item 1 dan 2 diatas. Nilai maksimum hasil simulasi digunakan sebagai dasar optimistic schedule, sedangkan nilai minimumnya atau nilai yang paling mungkin terjadi (most likely) digunakan untuk pessimistic schedule.

Penggunaan optimistic dan pessimistic schedule ini sudah mulai kami terapkan tahun ini, meskipun penentuan jangka waktu optimistic belum sepenuhnya berdasarkan data seperti tersebut diatas. Hasilnya sudah mulai terasa, yaitu hingga akhir bulan ke-4 ini, realisasi fisik proyek secara keseluruhan selalu  ahead (bandingkan dengan tahun lalu yang sudah terlambat sejak bulan Februari), dan hampir dipastikan hingga bulan Nopember 2008 nanti prestasi ini bisa dipertahankan. Dan apabila revisi cashout tahun ini yang sudah diajukan disetujui, maka besar kemungkinan hingga akhir tahun ini target penyelesaian proyek dapat tercapat bahkan bisa melebihi target.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: